Как отразить перерасход подотчетного лица

Расчеты с подотчетными лицами


Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н[1]). Форма указанного расчета не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Иногда возникают ситуации, когда работнику, у которого не закончился срок отчета по предыдущему авансу, необходимо выдать новый.


Учет подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами


При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие условия: кассир выдает денежные средства под отчет на основании приказа (распоряжения) руководителя или заявления работника с разрешительной надписью руководителя, а также командировочного удостоверения; выдача денежных средств под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее выданному авансу.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проводки по авансовому отчету


По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ).

Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.


Как оформить перерасход по авансовому отчету


При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы.

Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы. Например, работнику пришлось обращаться в нотариальную контору, выполнять шиномонтажные работы или делать ксерокопии документов.



Порядок выдачи наличных установлен Указанием Банка России № 3210-У . В п. 6.3 для осуществления данной процедуры необходимо:

  1. иметь распорядительный документ юрлица (ИП) или письменное заявление сотрудника;
  2. оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2.
Предлагаем образец заполнения заявления в соответствии с требованиями Порядка. Деньги выдаются на ограниченный срок, по истечении которого работник должен предоставить авансовый отчет (далее — АО) с приложением документов, подтверждающих расходы.


Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)


денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

  1. если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
  2. если работником полностью погашены предыдущие авансы.


Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов на предприятиях организуется бухгалтерский финансовый учет. «Бухгалтерский финансовый учет – это система сбора и обработки учетной информации, необходимой для составления финансовой отчетности.

Финансовый учет включает в себя информацию по учету балансовых счетов, используется не только внутри предприятия, но и внешними пользователями.

Перерасход подотчетных сумм


Это был единственный способ избавиться от инвентаризации не завершенных на 1 января 2005 года расчетов.

Кроме инвентаризации для правильного переноса остатков подотчетных сумм на счета аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» необходим также тщательный анализ целевого назначения выданных сумм.

На первый взгляд, все просто. Подобную проблему, только с дебетовым сальдо на 1 января 2005 года по излишне выплаченной зарплате и авансам по зарплате, вполне успешно решили участники форума на интернет-сайте www.grossnet.ru.


Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)


Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу. 71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных.

Что это за правила – читайте здесь.

Документальное оформление выдачи денег подотчет Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера.

Как отразить в учете компенсацию перерасхода подотчетных сумм


Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г.

№ 55. Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы.